То есть «крыжить» за бухгалтера будет компьютер. На данный момент программа выдает список всех необходимых для баланса проводок

> 
ОГЛАВЛЕНИЕ


Бухгалтерский учет (система полного документооборота IV типа) ...2
О входящих программах .....4
Простота использования .8
Применяемые технологии ...9
Защищенность данных ..10
Тип баз данных ..10
Сетевые возможности ...10
Статистика (размеры баз, производительность программы) ....11
Замкнутость системы 13
Управление работниками .13
Возможности получения экономического эффекта, учет в реальном времени ..13
Скорость работы ...14
Сопровождение и отказоустойчивость ..15
Основные отличия от большинства других программ .15
Минимальные системные требования (мощность компьютера) .15
Выбор операционной системы и дополнительное программное обеспечение ..16
Резервное копирование (ZIP drive) .16
Защищенность программы ..16
Проблема 2000 ..17
Перспективы дальнейшего развития ..17













1. Бухгалтерский учет (система полного документооборота IV типа).

Формирование полного бухгалтерского баланса с первичных документов – это и есть система полного документооборота IV типа. Программа создает необходимые проводки и типовые операции, руководствуясь произошедшими хозяйственными операциями.

Основной принцип работы программы заключается в следующем: пользователь выписывает или заносит первичные документы (платежные поручения, кассовые ордера, счета-фактуры), программа специальным образом записывает данные, которые используются во всем учете, включая оборотный баланс, то есть, один раз сделанная операция нигде не повторяется. Журналы-ордера вообще не изготавливаются вручную. Дополнительные проводки делаются на основе существующих.

В этой бухгалтерской программе отсутствует база проводок (полных проводок). То есть существует прямая связь между хозяйственной операцией и балансом. Проводки могут быть сформированы по любому количеству входящих в них документов.

Программа формирует главную книгу в развернутом и свернутом видах и формирует оборотный баланс предприятия.

Есть возможность внесения любых дополнительных хозяйственных операций и проводок с привязкой и без привязки к клиенту (организации). Можно делать проводки по дополнительному балансу (буквы А, Б, В, Г, Д и т.д.).

Программа позволяет вести годовой учет и пожизненный(!) погодовой, позволяет формировать некоторые отчеты за несколько лет. «Отчеты» позволяют вести учет по нескольким организациям за любое количество лет. То есть никаких архиваций или других видов сворачивания данных не требуется, Вы можете в любой момент посмотреть любой отчет за любой год.

Программа сама сводит баланс в виде «шахматки» и выводит все незавершенные операции (необходимые для закрытия баланса). Выдает анализ незавершенных проводок с группировкой по разным критериям таким, как организации, товары, даты, приход и расход. При желании можно свести месячный баланс за несколько минут, введя дополнительные проводки в виде денежных операций.

Одной из самых важных особенностей является предельная детальность учета, которая позволяет вести учет не только по дебету, но и по кредиту каждого счета.

Аналитика представлена следующими отчетами: анализ товаров – «Товары+Клиенты», «Товары+Даты», «Товары+Счета», анализ счетов выдает отчет по проводке с группировкой по клиентам, товарам, приходу и расходу, анализ клиентов, представленный отдельной программой «Проводки», позволяет делать акт сверки.

Система бухгалтерских программ имеет единую базу клиентов с едиными регистрационными номерами, что дает возможность избежать ошибок при расчетах с организациями таких, как путаница в имени клиента, например, при выписке счет-фактуры в программе «Склад» и оплате этой счет-фактуры в программе «Банк». Кроме того, запись клиента имеет безразмерное текстовое поле для указания реквизитов, что дает возможность указывать любые реквизиты (с учетом изменения законов), а также заносить в общую базу клиентов и работников предприятия – объединение подотчетных лиц и заработной платы.

Косвенный расчет НДС. Во всех базах данных НДС записывается не в виде проводки, а в виде ставки, что дает возможность избежать ошибок в проводках по НДС. Программа по проводке и ставке НДС изготавливает проводку по НДС, руководствуясь настройками в плане счетов предприятия. В базе данных проводка по НДС физически не записывается, но выдается для просмотра. По НДС есть журнал-ордер 19, который позволяет вести учет по приходу НДС и оплате НДС, программа ведет этот журнал самостоятельно, от бухгалтера требуется лишь внесение начального сальдо и проведение некоторых специальных расчетов, например, по счет-фактуре за прошлый год.

Во всех программах для внесения информации не требуется выбор данных из базы данных (нет browse систем), то есть при любой операции занесения данных (кроме просмотра проводок) физические базы данных закрыты, пользователь выбирает необходимую информацию из списков или раскрывающихся списков (из оперативной памяти).

Кроме отчетов в специализированной программе «Отчеты», по базе операций склада можно делать отчеты, используется принцип группового фильтра. Это позволяет изготавливать множество специализированных отчетов типа «Выполнить выборку за указанный период времени и вывести список клиентов по наименованию «Бензин» по приходу по счету 10.3 по цене < 2.50 руб. без НДС».

Если Вы делаете изменения непосредственно в базах операций, то независимо от того, сколько записей Вы изменили или удалили (!) (хоть 100, хоть всю базу), возможет откат, то есть отказ от записи данных на сервер (сетевой компьютер, на котором находятся базы данных).

Существует генератор отчетов по товарам следующего типа:
Товары
Цех №1
Яйцо кур
Цех №2
Яйцо кур

Даты




где данные типа «Цех №1 Яйцо кур» определяются пользователем. Такой отчет позволяет делать сравнительный анализ товаров, находящихся на разных складах (многоскладские отчеты).

Таким образом, принцип бухгалтерского учета в этой системе заключается в следующем. Система состоит из нескольких изолированных программ таких, как: «Склад», «Реализация», «Касса», «Банк», «Прочие», «Проводки», «Отчеты». Каждый пользователь, руководствуясь своим участком, работает в одной или нескольких программах. Суть работы пользователя заключается во внесении хозяйственной операции типа «приход денег в кассу», а программа сама определяет, какую дать проводку (предполагается, что пользователь внес бухгалтерские счета) по принципу фактического перехода средств предприятия из одного состояния в другое или перемещения из одного места в другое. Программа также определяет необходимость двух хозяйственных операций, как в случае внутреннего перехода товаров с одного склада на другой (расход с одного склада – накладная, приход на другой склад - накладная). Также определяет необходимость изготовления других «документов с подписью», как в случае формирования проводки дебет 50 – кредит 46, то есть, необходимость существования счет-фактуры (фактический кредит 46) и существования приходного ордера (фактический дебет 50). Другими словами программа не сформирует проводку до тех пор, пока не будут завершены все хозяйственные операции. Для некоторых операций программа предусматривает формирование проводок по одной хозяйственной операции, например, реализация с оплатой через 60 счет, в этом случае для предприятия является важным именно кредит 46 счета, так как товар уходит со склада, а дебет 60 не является важным, так как предприятие не интересует факт оприходования покупателем реализованного товара.


2. О входящих программах.

Система состоит из отдельных программ, предназначенных каждая для своего участка учета. Это программа «Расчет» – состоит из программ «Касса», «Банк», «Прочие». Она предназначена для ведения денежных операций. Программы «Склад» и «Реализация» предназначены для ведения товарно-денежных операций. Программа «Проводки» предназначена для анализа всех операций относительно клиентов (организаций) во всех измерениях. Программа «Отчеты» предназначена для изготовления всех отчетов по вышеперечисленным программам, включая баланс. При помощи программы «Отчеты» также совершается перенос остатков товаров из одного учетного года в другой и перенос дебиторских и кредиторских задолженностей по всем журналам-ордерам из одного учетного года в другой. Из программы «Отчеты» совершается закрытие и открытие балансов. Все программы работают в многопоточном режиме, то есть пока решается одна задача, Вы можете решать другую или прервать эту.

В базах проводок «Склада» и «Реализации», в режиме их просмотра, имеется поиск по основным или часто всем полям с любыми операциями сравнения (=, <>, >, <, >=, <=). Имеется оперативный поиск с доступом к другим базам, к примеру, Вам нужно сделать выборку по организации ОАО «Илецксоль», которая имеет регистрационный номер 265, Вам не нужно заходить в базу клиентов для определения этого номера, достаточно прямо из базы операций открыть базу клиентов. Программа сама подставит нужный номер. Также происходит поиск по товарам.

Программа «Склад».

Предназначена для учета товаров. Может вести любое количество складов. Имеет операции: «Приход», «Расход», «Реализация». Программа формирует все необходимые первичные документы типа накладных или счетов-фактур. Все указанные ниже проводки формируются по одной строке (!) примерно такого содержания: П 10 – 60 НДС=20.
Операция «Приход» предназначена для занесения прихода товаров на склад со счетов-фактур поставщиков, указывается НДС; номер счет-фактуры; дата счет-фактуры, дата оприходования, после оплаты дата оплаты; указывается регистрационный номер документа (внутренний номер в бухгалтерии). По приходу со счет-фактуры в баланс и журналы-ордера поступают следующие проводки:
дебет 10 – кредит 60 или 71 и т.п.
дебет 19 – кредит 60 или 71 и т.п.
после оплаты дебет 68 – кредит 19
и формируются:

книга покупок
журнал-ордер 6 или 7 и т.п. (с НДС)
журнал-ордер 19
материальный отчет кладовщика (без НДС)
ведомость затрат №11
все «товарные» отчеты.

Приходом может быть и внутренний приход с другого склада.

Операция «Расход» предназначена для внутреннего расхода товаров со склада. Это может быть внутренний расход с одного склада на другой, может быть списание на счет затрат. Формируются вышеуказанные проводки и отчеты без участия НДС.
Операция «Реализация» предназначена для реализации продукции (кредит 46 или 47). При этом формируются:
счет-фактура
накладная
все проводки по кредиту 46 и дебету соответствующих счетов
книга продаж
отчет по реализации
журналы-ордера
все «товарные» отчеты.

Программа имеет функцию вычисления цены без НДС из цены с НДС, подгонки цены под сумму с учетом НДС. Позволяет заносить операции без выписки документов, при этом программа все равно автоматически нумерует документы. Возможна ручная нумерация. При выписке возможен просмотр остатков товаров на складе именно по тому счету, по которому производится операция. При реализации можно использовать 4 вида цен, допустим, наличная, безналичная, бартер, специальная. Кроме этих цен, есть и складская (учетная) цена. Во время набора цены и количества можно на каждое наименование указать свою проводку. При необходимости можно достать ранее выписанный документ для распечатки или изменения.

Программа «Реализация».

В основном похожа на «Склад», но отличается тем, что, кроме реализации и прихода, приспособлена для учета скота, то есть, позволяет выписывать приемные квитанции, вести учет мяса с учетом его заморозки (естественная убыль), выписывает также сертификат качества.
Программы «Склад» и «Реализация» имеют подобные базы данных; возможны дальнейшие разработки более специализированных программ типа «Реализации». В «Складе» и «Реализации» есть возможность внесения дополнительной информации по каждому документу типа номер доверенности и т.п., эта информация безразмерного типа, при чем в ней фиксируется номер и тип документа. Важной особенностью является то, что дополнительная информация хранится не в базе проводок склада, а в базе клиентов, что позволяет даже при удаленной записи счет-фактуры или накладной, находить номер этого документа и примечание к нему, что является очень важным, так как примечанием обычно является доверенность.


Программа «Расчет» (Касса+Банк+Прочие).

Предназначена для проведения денежных операций. Функционально состоит из трех отдельных программ: «Касса», «Банк», «Прочие».
«Касса» предназначена для ведения прихода и расхода кассы. Может иметь несколько счетов кассы (50, 50.1, 50.2), то есть, можно вести несколько касс. Позволяет выписывать приходные и расходные кассовые ордера. Может доставать, редактировать и распечатывать ранее внесенные документы. Позволяет контролировать фактический приход и расход кассы.
«Банк» предназначен для ведения операций по банку. Имеет схожие с «Кассой» возможности. Позволяет выписывать платежные поручения без даты. Может работать с несколькими (в этой версии до 5) банками. Возможен выбор разного вида платежных поручений, связанных с претензиями банков.
«Прочие». Эта программа предназначена для проведения разных операций или проводок напрямую не связанных с денежными или товарными операциями – или это могут быть проводки по тем операциям, для работы которых еще нет специализированных программ. Также возможно внесение любых дополнительных проводок. Программа контролирует правильность записи проводок, не дает записывать проводки, относящиеся к кассе или банку (чтобы предотвратить путаницу в главной книге и, к примеру, кассовой книге). Имеет также ряд других ограничений, связанных с обеспечением сохранности целостности учета. В принципе можно, работая только в программе «Прочие», вести весь бухгалтерский учет, имея, кроме главной книги, и журнал-ордерную форму учета.
Все программы группы «Расчет» имеют «примечание» и «приложение». Также имеют поиск клиентов, работающий по принципу «входящих символов», то есть для того, чтобы найти «Оренбургшвеймех», достаточно набрать буквосочетание «швей» или «мех». Конструктивно программы группы «Расчет» имеют также общую базу данных.




Программа «Проводки».

Программа «Проводки» предназначена для анализа операций относительно клиента. Анализ может быть сделан с различными критериями отбора такими, как время, бухгалтерский счет, полная или неполная форма вывода. Также анализ может быть сделан и без различия бухгалтерских счетов и времени. Программа дает возможность получить детальную информацию о работе с какой-либо организацией, выдаются приход от организаций и расход организации. То, в каких программах («Касса», «Склад») осуществлялись операции, а также полная распечатка операций (Рег.№ 2, Соль 50 ц. по 35 без НДС, НДС=10% с-ф №166 от 11.01.99). Анализ может быть сделан за несколько лет или по нескольким филиалам предприятия.


Программа «Отчеты».

Программа «Отчеты» предназначена для изготовления всех отчетов с участием всех программ. Она также делает отчеты по всем предыдущим годам предприятия, то есть, программу можно считать центральной. Кроме обычных отчетов, есть отчеты Excel вида (это не !программа Excel!, а собственная разработка) – это наиболее часто используемые отчеты: журнал-ордер и отчет по материалам. Основными отличиями таких отчетов от обычных является: возможность выделения, отображения другим цветом важных элементов (итогов и т.п.), любая разрядность (до 11 знаков после запятой) всех чисел отчетов, возможность переноса итогов на другой год, частичная распечатка, масштабирование, инверсия выделения, отбор по колонкам и строкам, фиксирование первого столбца и первой строки и т.д. Другими словами, отчеты Excel вида позволяют более эффективно и быстро работать с данными. В некоторых отчетах можно использовать разветвленные проводки, то есть, не только 10.3 – 60, но и 10.3 10.5 – 60 71 71.1. Есть встроенный редактор, который работает с системным принтером в стандартном Windows режиме – это позволяет распечатывать любой отчет на любом принтере в сети, не зависимо от размера и ориентации бумаги. Из «Отчетов» делается индексация баз, закрытие балансов.


3. Простота использования.

Не смотря на сложность и объем проводок, которые дает система, управление осуществляется достаточно просто. Используется стандартный Windows интерфейс, описание которого можно найти в любой современной литературе по Windows ’95-98 или Windows NT. В системе, как правило, используется небольшое количество кнопок. Зачастую в работе используется правая кнопка мыши. Для передвижения по спискам можно использовать «мышку с колесиком» – новая кнопка мыши, которая в настоящее время становится стандартной. Во всех видах редактирования может быть использован стандартный буфер обмена Windows. На ключевых элементах управления (кнопках или раскрывающихся списках и т.п.) применяются подсказки. Двойной щелчок мыши используется редко. В списках применяется поиск «прямого набора», то есть, Вы просто набираете начальные буквы. При длительных операциях возможна отмена операции. Для отмены диалоговых окон применяется Esc. Для выхода из программ, кроме стандартного «крестика» – Alt+X.
Исходя из собственных наблюдений, могу сделать вывод о том, что пользователь, поработав некоторое время, способен обучиться управлять программой самостоятельно.

Главными проблемами при работе с системой являются скорость набора текста и знание бух. учета, точнее знание процесса перехода средств, что в основном проще написания проводки. К примеру, при выписке расходного ордера программа не позволяет перепутать дебет с кредитом, хотя расходный ордер и не является полной бухгалтерской проводкой. То есть в простых операциях программа ориентирована в основном на неопытных бухгалтеров. В более сложных операциях бухгалтер должен понимать, с какого счета на какой происходит передвижение, т.к. эта система учета автоматически ведет контроль за правильностью составления проводки. К примеру, при сдаче денег из кассы в банк с точки зрения стандартного бух. учета необходимо дать одну проводку, но ведь на самом деле в этой проводке участвуют две хозяйственные операции - а) уход денег из кассы и б) приход денег в банк. Эта система позволяет работать по факту, – при уходе денег из кассы Вы выписываете расходный кассовый ордер, а при (фактическом) приходе денег в банк заносите их в банк. Программа сама изготавливает проводку. Таким образом, бухгалтер освобождается от умственного напряжения связанного с контролем за перемещения средств, тем не менее контроль за проводкой осуществляется и по кредиту и по дебету.
То есть основным удобством является работа в реальном времени с полным контролем за дебетовой и кредитовой стороной каждой проводки. При чем Вам нужно лишь аккуратно занести в компьютер текущую хозяйственную операцию.







4. Применяемые технологии.

Главной технологией, позволяющей делать баланс предприятия с первичных документов, и при этом избегать базы проводок является принцип двойной проводки, то есть основной принцип бух. учета. Для этого принципа мною была разработана технология, позволяющая соблюдать этот принцип в компьютерной программе. Используется метод «специальной записи»*, который позволяет четко различать дебетовую или кредитовую сторону хозяйственной операции, или определять идентичность хозяйственной операции – проводке, также можно определить невозможность составления проводки.

«Главная технология» позволяет очень экономно заполнять базу – за 1998 год – отделение № 2 ОАО Спутник – база реализации – счетов фактур 3560, внутренних приходных документов 3502, внутренних расходных документов 2717 – размер базы 27726. Общий расчет: 9779 документов на 27726 записей, то есть в одном документе в среднем не более трех строк, другими словами это только товарная база и никакой бухгалтерии. Что и позволяет реально говорить о годовом учете. Даже при 2-х кратном увеличении объема заметного замедления расчетов не произойдет, а при 4-х кратном объем базы будет немногим более 100000, что вполне укладывается в dbf формат. Мне знакомо одно предприятие, у которого за один месяц размер базы – 50000, при почти равных оборотах. Происходящее также объясняется использованием другой технологией – формирование из «простой проводки»* типовой операции.

Применяется единая база клиентов, очень простого формата (всего 2 поля). Кроме основных полей, база имеет 2 memo поля, в одном из которых хранятся реквизиты, в другом примечания. Несмотря на то, что, как известно memo поля не являются структурными, пользователь не знает об этом, то есть работает с обычными полями ввода, а программа сама форматирует и распределяет информацию.

Весь комплект изготовлен на языке программирования Delphi 4 – 32 разрядная система.

Программа имеет многопоточную архитектуру (значительное увеличение скорости при длительных операциях).

Программа разработана под операционную систему Windows NT Workstation 4.0 и сервер Windows NT Server 4.0, однако проверена и работает на Windows 95-98 с сервером Novell.

Для обмена данными с сервером применяется архитектура файл-сервер, но организация программы построена по архитектуре клиент-сервер. Это позволяет использовать для работы обычные базы типа dBase IV (dbf - формат), но количество пользователей и скорость работы больше напоминают о клиент-сервере. То есть базы данных открываются, как правило, только для чтения, после этого происходит выборка в локальную базу или динамический массив, после этого база закрывается.

Активно используется кэширование баз.

Для изготовления отчетов применяются трехмерные динамические массивы. Скорость изготовления отчетов во многом зависит от скорости рабочей станции. Например, Pentium II 400 при формировании отчета «загружен» на 100%, это позволяет говорить об определенных перспективах (на более мощном компьютере отчет будет формироваться быстрее).

Печать отчетов осуществляется через Windows принтер, то есть через любой принтер, находящийся как на локальном, так и на удаленном компьютерах, используя все индивидуальные настройки принтера. Есть операции разбивки текста на страницы (скорость разбивки 50 страниц в секунду, время подготовки до 3 секунд), нумерация страниц, разбивка отступа, изменение размеров шрифта. Сохранение в памяти последнего отчета. Разбивка отчетов на страницы происходит с учетом их дальнейшего склеивания, так что выбор принтера не имеет принципиального значения.

Для дежурного поиска применяются фильтры, в остальных случаях - индексы.

Базы данных имеют самоиндексирующуюся структуру, то есть переиндексация не требуется. Но имеется возможность переиндексации.

Применяются самовычисляющиеся поля (сумма и т.п.), то есть в складских базах нет физического поля с суммой, – хотя она отображается, причем так, как нужно пользователю (с НДС или без или выделить НДС).


5. Защищенность данных.

Так как, система формирует баланс и является годовой системой, то у Вас может возникнуть естественный вопрос о сохранности уже сделанных балансов. В системе предусмотрена процедура закрытия баланса. После закрытия баланса базы данных остаются на месте, но доступ к закрытым данным осуществляется только для чтения, при попытке записи проводки в уже закрытый баланс выдается соответствующее сообщение и проводка не проходит. Другими словами Вы можете спокойно работать – делать отчеты, сверки и т.д. и т.п., но вносить изменения не можете. Главный бухгалтер или бухгалтер, отвечающий за баланс, могут снова открыть баланс и внести необходимые поправки. Для процедуры закрытия или открытия баланса необходимо знание пароля – это и ограничивает доступ других пользователей.


6. Тип баз данных.

Используется dBase IV, с автоиндексацией – мультииндексные пакеты mdx, уплотнением memo полей, сегмент memo поля 1024, русский драйвер (866) в BDE Version 5.0. То есть вполне стандартный тип – просматривается в Microsoft Excel, Вашим программистам можно делать какие-то свои отчеты.


7. Сетевые возможности.

Система показала хорошую производительность при работе на 10 (десяти) рабочих станциях класса Pentium 166/32/1.3/2 с сервером Pentium Pro 180/64/2*2.5/2 в локальной 100 Mb сети с топологией звезда, по витой паре. Операционные системы Windows NT Workstation и Windows NT Server. Теоретически количество рабочих станций не ограничено. Компьютеры используются, начиная с августа 1997 г. Сервер выделенный. После замены сервера (она потребовалась в связи с активным использованием сети – более 60 ресурсов одновременно) в июле 1999 г. на более мощный Intel 2*Pentium III 450/256/3*4,5/2 производительность заметно возросла, новый сервер используется не более, чем на 10%, обычно 2-3% при 30 обслуживаемых ресурсах. Практика позволяет прогнозировать очень приличную работу с вышеуказанным сервером и 15 – 20-ю рабочими станциями. Программа позволяет работать и с невыделенным сервером, однако, как показала практика, нередко (раз в 1-2 месяца) требуется переиндексация баз данных, что впрочем, не является проблемой. На предыдущем сервере (Pentium Pro 180/64/2*2.5/2) для обеспечения отказоустойчивость использовалась зеркализация, результат отличный – ни одного сбоя за 2 года работы. В отделении №2 ОАО Спутник сеть подобного типа, сервер рабочий, отказов сервера также не наблюдалось. Описываемый комплект программ, несмотря на архитектуру файл-сервер, не сильно загружает сеть, это позволяет без ограничений использовать сетевые принтеры, при необходимости может быть рассмотрен вариант установки мощного сетевого принтера напольного типа.


8. Статистика (размеры баз, производительность программы).

Привожу некоторые факты по работе с программой:
ОАО Спутник 1998 г.
Состав бухгалтерии: 8 человек: главный бухгалтер, 7 бухгалтеров;
8051 документов, - 10618 записей в программе «Реализация»;
12094 документов, - 17282 записей в программе «Склад»;
4358 документов, - 13803 записей в программе «Расчет»;
для отделения №1 - 700 записей в программе «Расчет»
заведено клиентов - 2082

Итого: 10618+17282+13803+700=42403 записей за 1998 г. на 8 человек – 5300 на одного, в среднем на 200 рабочих дней в году – 26 записей в день на одного.

Отделение №2 ОАО Спутник 1998г.
Состав бухгалтерии: 5 человек: главный бухгалтер, 3 бухгалтера и кассир;
9779 документов, - 27726 записей в программе «Реализация»;
1528 документов, - 3035 записей в программе «Склад»;
3865 документов, - 9633 записей в программе «Расчет».
приход мяса 1030 записей;
заведено 1144 клиента.

Итого: 27726+3035+9633+1030=41424 записей за 1998 г. на 5 человек – 8284 на одного, в среднем на 200 рабочих дней в году – 41 запись в день на одного.

ОАО Спутник I полугодие 1999 г.
Состав бухгалтерии: 8 человек: главный бухгалтер, 7 бухгалтеров;
9530 документов, - 14417 записей в программе «Склад»;
2066 документов, - 10225 записей в программе «Расчет»;
для отделения №1 - 195 записей в программе «Расчет»
заведено клиентов - 1035

Итого: 14417+10225+195=24837 записей за I полугодие 1999 г. на 8 человек – 3104 на одного, в среднем на 100 рабочих дней – 31 запись в день на одного.

Отделение №2 ОАО Спутник I полугодие 1999 г.
Состав бухгалтерии: 4 человека: главный бухгалтер, 2 бухгалтера и кассир;
3823 документов, - 12364 записей в программе «Реализация»;
1814 документов, - 2489 записей в программе «Склад»;
1919 документов, - 5130 записей в программе «Расчет»;
приход скота - 415 записей;
заведено клиентов - 664

Итого: 12364+2489+5130+415=20398 записей за I полугодие 1999 г. на 4 человека – 5099 на одного, в среднем на 100 рабочих дней – 51 запись в день на одного.

Анализируя приведенные цифры и зная то, что за этими цифрами стоит фактический баланс предприятия, могу сделать следующие заключения:
объем данных не большой, как говорилось выше, 50000 записей - скорее база данных за 1 месяц, но ни как ни объем данных трех основных баз данных за год;
реальность сделанных балансов говорит о том, что технологии работают правильно, т.е. на основании небольшого количества данных программа изготавливает необходимое количество проводок;
для обеспечения всех бухгалтерских расчетов требуется небольшой (зависит от детальности учета и профессиональных качеств) коллектив;
небольшой объем данных говорит о широких возможностях по расширению области использования этих данных, например, для экономических анализов;
объем уже сделанных записей говорит о том, что внедрение программы происходило достаточно быстро, несмотря на то, что программа очень часто (раз в 2-7 дней) изменялась, причем версия с балансом появилась лишь в сентябре 1998 г.;
программа имеет большой, минимум в три раза, запас прочности;
небольшие базы – быстрые отчеты, кроме баланса и журналов-ордеров;


Работа компьютеров за 1998 г. и I полугодие 1999 г. по всему предприятию (15-16 компьютеров).
Отказы оборудования – 2
проблема: брак материнской платы;
решение: бесплатная замена фирмой изготовителем;

Отказы операционной системы Windows NT
кроме связанных с отказами оборудования – 1
проблема: перебои с электроэнергией и сбои на жестком диске (пользователь пытался работать с блоком бесперебойного питания, но т.к. аккумулятора хватало лишь на 5-7 минут, а перебои электроэнергии были частыми, аккумулятор уже после полной разрядки не успевал подзаряжаться и в результате - неоднократное выключение компьютера);
решение: подключение жесткого диска к другому компьютеру и проверка диска на наличие ошибок, после установки жесткого диска обратно, Windows NT загружался и работал, и до сих пор работает;


Отказы серверов (оборудование и Windows NT Server)
Нет.

По работе оборудования могу сказать, что фирма-изготовитель «Мехатроника» (г. Оренбург) показала себя с хорошей стороны, лозунг фирмы – «Надежная техника из надежных рук» не пустые слова.
По работе операционной системы Windows NT – система действительно является (на мой взгляд) самой надежной системой для бизнеса.


То есть, могу смело рекомендовать программу предприятию с троекратно увеличенными оборотами, чем в ОАО «Спутник» с его двумя филиалами. Количество компьютеров может составлять от одного до двадцати. Желателен мощный выделенный сервер. О более конкретных характеристиках см. в разделе «Минимальные системные требования (мощность компьютера)».


9. Замкнутость системы.

Эта система бухгалтерского учета имеет еще одну интересную особенность – замкнутость, другими словами для ведения бухгалтерского учета кроме программы L.Soft Office 3.2 (Net) никакой другой или же дополнительной программы не требуется. Все, что может понадобиться в работе, есть в программе – прямой просмотр и редактирование некоторых баз данных, некоторые базы совсем закрыты, за ними следит программа. В остальном программа сама разбирается с занесением данных, регистрацией новых клиентов, в случае ошибок, как правило, выдаются соответствующие сообщения. Версия программы 3.2 не предусматривает какого-либо вмешательства из других программ, если вмешательство имеет место, то не гарантируется нормальная работа. Существующие схемы защиты, сохранения целостности данных, сохранения индексов выполнены программно, что обеспечивает приличную скорость работы. Могу с уверенностью сказать, что, работая с системой постоянно, Вы скорее забудете, что такое «Проводник» или как сменить свой пароль, чем как пользоваться программой – такую уверенность мне дает более чем двухлетнее наблюдение за работой коллективов двух бухгалтерий ОАО «Спутник».


10. Управление работниками.

С середины июня 1999 года применяется система контроля за работой каждого бухгалтера, причем бухгалтер не может изменить ситуацию (стереть или изменить данные). То есть, так как каждый комплект программ регистрируется на каждой рабочей станции, то информация регистрации (фамилия, имя, отчество) используется для контроля над пользователями. В базу данных, при записи информации кроме бухгалтерии попадает и Ф. И. О. бухгалтера, а также дата и время операции. При редактировании этой операции с другого компьютера информация меняется на последнего, изменяющего операцию, пользователя. Существуют отчеты, показывающие соотношения работы пользователей в разрезе количества операций на программу. Есть отчет по бухгалтерскому времени, и по реальному времени, то есть можно определить то, как работает бухгалтер, – вовремя ли он делает свою работу. Безопасность входа в компьютер гарантируется средствами Windows NT. Могут быть рассмотрены все предложения по вопросам управления, ужесточения или смягчения контроля. Информация по работе бухгалтера может быть использована и для начисления заработной платы.
Вопрос об управлении является важным стратегическим вопросом, благодаря этой возможности Вы сможете правильно подобрать коллектив, который позволит Вам эффективно работать.


11. Возможности получения экономического эффекта, учет в реальном времени.

В предыдущих разделах было сказано обо всех основных возможностях программы и приведена статистика работы за 2 календарных года.
Принимая во внимание некоторые реалии, такие как практически полное отсутствие механического и системного обслуживания компьютеров, полученный баланс, обучение бухгалтеров во время работы при моем посещении ОАО «Спутник» 3 раза в неделю только в первой половине дня, а также применяемые технологии прямого взаимодействия хозяйственных операций на баланс, делаю следующие выводы:
руководитель предприятия может постоянно видеть такие вещи, как покупку товаров и реализацию продукции, с полным автоматическим отчетом по НДС;
суммы выплачиваемых налогов;
обороты по всем счетам за день и более;
незавершенные операции за день и более;
средние цены реализации и покупки;
материальные отчеты (остатки товаров на складах) кладовщиков с расчетом средней цены тремя известными способами;
дебиторскую и кредиторскую задолженности с фильтром на сумму (допустим, всех дебиторов, которые должны предприятию более 100 рублей), причем возможен анализ клиента без различия бухгалтерских счетов (ошибки бухгалтерии) и изготовления актов сверки;
контроль за работой бухгалтерии - кто, где, за какое время и сколько операций сделал;
т.к. при перемещениях с одного Вашего склада на другой программа следит как за расходом товаров с одного, так и за приходом товаров на другой склад, Вы можете контролировать, и предотвращать хищения, особую роль здесь играет то, что вы можете посмотреть Ф.И.О. бухгалтера, который заносит операцию.

Все сказанное выше возможно лишь в случае определенной схемы работы – схемы, позволяющей своевременно и правильно заносить текущие хозяйственные операции. Детальность учета может быть очень сильным инструментом в управлении, однако она требует и дополнительного времени. Для использования всех возможностей руководителю предприятия и главному бухгалтеру необходимы достаточно мощные компьютеры (не хуже Pentium II, в крайнем случае, Celeron). Программа также не прощает некоторых ошибок – Вы не можете просто выставить сумму на любом бухгалтерском счете, как Вы знаете, обязателен переход средств, однако эта способность и является одной из главных структур позволяющих делать баланс. Программа также требует завершения операций – возможно таких, как передача денег из банка в кассу или из кассы в банк, то есть Вы увидите что уже произошло и что должно произойти, другими словами еще раз повторюсь, что для нормального учета необходимо своевременно и правильно заносить текущие операции.

По вопросу об экономическом эффекте получается следующее: экономический эффект, т.е. реальный оперативный контроль за состоянием производства возможен при условии полного введения программы в бухгалтерский учет предприятия, и правильной своевременной текущей работе каждого бухгалтера.


12. Скорость работы.
Скорость зависит во многом от конфигурации рабочей станции и конфигурации сервера, см. в разделе «Минимальные системные требования (мощность компьютера)». Запись данных посредством таких программ, как «Касса» или «Склад» осуществляется в реальном времени (в некоторых случаях медленно, но не более 5-ти секунд). Изготовление основной массы отчетов (кроме баланса, главной книги, журнала-ордера) за месяц происходит до 5-10 секунд на Pentium 166/32/1.3/2. Для Pentium II 400 отчеты за месяц делаются за 1-2 секунды. Баланс, главная книга и журнал-ордер – до 5 минут (за год с расчетом начального сальдо). Программа позволяет параллельно работать в нескольких «Кассах», «Складах» или «Банках» на нескольких компьютерах, регистрация документов при этом происходит автоматически. В ОАО «Спутник» в программе «Склад» используются более 40 складов (подотчетных лиц), это никак не сказывается на скорости.


13. Сопровождение и отказоустойчивость.

Система баз данных является обычной реляционной базой данных. Естественно, что имеются разного рода справочники и базы для записи операций. В программе предусмотрена защита целостности этой реляционной структуры, другими словами, Вы не сможете удалить наименование товара, если по нему есть операции, так же происходит с клиентами и с названиями складов. Те базы данных, которые заполняются посредством диалоговых окон, доступны в просмотре только для чтения. По большому счету реально что-либо изменить можно только в базах операций, и то есть возможность выхода без сохранения. База клиентов не позволяет не только удалять, но и изменять номер клиента без соответствующей проверки. Также при внесении дополнительных операций при помощи программы «Расчет» – «Прочие» есть защита от ввода проводок, которые могут быть неправильно поняты этой системой учета и, как следствие, может не пойти, к примеру, журнал-ордер с главной книгой. За время работы (2 года) по двум локальным сетям (ОАО «Спутник» и Отделение №2) разрушений баз данных не было. Само страшное нарушение – потеря индекса, - решается переиндексацией из программы «Отчеты».
Система сопровождается программой по удалению неиспользуемых клиентов и программой по удалению неправильно введенных операций в программе «Расчет». Также можно сделать чистку примечаний – применяется при переводе года.



14. Основные отличия от большинства других программ.

Основная масса программ, представленных на рынке программного обеспечения, имеет I, II или III тип документооборота, то есть, не имеет прямой связи документа и баланса. Как правило, бух. учет в таких программах («1С» и т.п.) представлен в виде базы проводок и не связанных с ней напрямую баз документов.
В представляемой Вам системе используются фирменные технологии, позволяющие получать баланс с первичных документов. Это позволяет отнести систему к документообороту IV типа.
Размер баз данных также отличается от основной массы программ. Он, как правило, меньше.
Для работы L.Soft Office 3.2 (Net) необходим более мощный компьютер. Как правило, фирмы рекламируют минимальные требования к компьютеру как преимущество, однако, как известно, ничего бесплатного не бывает, то есть, для действительно полного формирования баланса и работы бухгалтерии в реальном времени нужен действительно мощный компьютер.
Для нормальной работы в этой системе настоятельно рекомендуется Windows NT Workstation, а другие фирмы ограничиваются Windows 95-98, что является, на мой взгляд, по меньшей мере, несерьезным.


15. Минимальные системные требования (мощность компьютера).

Система нормально работает с процессором Pentium 133, оперативной памятью 32 Mb и видеопамятью 2 Mb, но работать с такой конфигурацией можно, используя параллельно не более двух входящих в систему программ. После двухлетних испытаний могу рекомендовать процессор не менее Celeron 300 с оперативной памятью 64 Mb, видеопамятью 2 Mb. Программа написана для видеорежима 1024*740 при 65536 цветах. Мощность сервера является очень важным условием для нормальной работы, поэтому рекомендую следующую конфигурацию: Intel 2*Pentium III 450/256/3*4,5/2. То есть, два Pentium III 450 в корпусе Intel, оперативная память 256 Mb с контролем четности, объем и тип жестких дисков не слишком критичен, достаточно SCSI и какой-либо системы отказоустойчивости (зеркализация или RAID).
Вся техника для ОАО «Спутник» была приобретена в ООО ЦЭТ «Мехатроника» (г. Оренбург).



16. Выбор операционной системы и дополнительное программное обеспечение.

Для работы с системой использовалась Windows NT, при написании программы также использовалась Windows NT. В отличие от Windows 95-98 Windows NT имеет ряд особенностей, отличающих ее в лучшую сторону. Это другой тип файловой системы – практически отсутствие отказов за 2 года работы, безопасность – пользователи не смогут нечаянно повредить операционную систему или важные документы, очень легкая работа в сети – Windows NT Workstation разрабатывалась именно для работы в сети совместно с сервером Windows NT Server. Также Windows NT не требует частого обслуживания жестких дисков (дефрагментация, проверка диска на наличие ошибок), так как исправляет ошибки «налету». Политика безопасности, сжатие файлов, «нормальные» длинные имена файлов – все это на уровне файловой системы. Windows NT специально разрабатывалась для бизнеса, то есть, имеет все признаки корпоративной операционной системы. Имеющиеся недостатки такие, как плохая поддержка DOS программ (в программе нет DOS модулей), игр и мультимедийных приложений, - не являются, на мой взгляд, серьезной проблемой для работы компьютера бухгалтера или другого офисного работника.
Дополнительного программного обеспечения (кроме операционной системы) не требуется.


17. Резервное копирование (ZIP drive).

Для резервного копирования (сохранения данных в случае отказа сервера) применялся ZIP drive, имеющий емкость 100 Mb. Ни одного сбоя за 2 года работы не наблюдалось. Объем данных за 1998 год по ОАО «Спутник» составил 37 Mb, то есть, 1 ZIPдискета в 3 года. Стоимость ZIPдисковода составляет менее 100$, стоимость дискеты – 15$. То есть, это удобный и дешевый вид резервного копирования. Однако для долговременного хранения данных советую применять CD-R диски, в ОАО «Спутник» для этих целей применяется:
CD-R SCSI Plextor PlexWriter RW 4/2/20.


18. Защищенность программы.

Программа L.Soft Office 3.2 (Net) защищена от копирования, требует установки (инсталляции), знания серийного номера.





19. Проблема 2000.

Программа L.Soft Office 3.2 (Net) проверена и нормально функционирует при переходе на 2000 год. Если возникают проблемы, значит это проблемы компьютерного «железа». Во всей программе используется полный формат даты – 01.01.2000.


20. Перспективы дальнейшего развития.

Общий объем программы L.Soft Office 3.2 (Net) составляет более 40000 строк программного текста (алгоритмов на английском языке) но, несмотря на это, программа продолжает совершенствоваться. В указанном объеме программа практически реализует 100% «производства», т.е. все движения, непосредственно связанные с работой производства. Кроме собственно производства существуют и другие расчеты – автопарк, квартплата и т.п. расчеты. Эти прочие расчеты можно в настоящее время вести в программе «Прочие», как это и делается на ОАО «Спутник».

Вышла в свет программа «Зарплата 1.0» beta.
Вышла в свет программа «Основные фонды 1.0» beta.


Кроме дополнительных программ, у фирмы есть в запасе еще несколько технологий, одна из которых сможет решить проблему учета налогов в связи с практически любыми изменениями в налоговом законодательстве.
В программе «Отчеты» может появиться и еще несколько «закладок», кроме «бухгалтерии» и «управления» - это:
Экономика – группа экономических отчетов, т.е. отчеты типа «Расчет себестоимости продукции», «Зависимость прибыли от...» и т.д. Эта группа может быть представлена в виде графиков и диаграмм. Реальность данной группы объясняется двухсторонним оборотом средств (фактические дебетовые и кредитовые стороны счетов), а также небольшим объемом данных, при их реальной информативности.
Сверки – группа отчетов, позволяющих еще с большей детальностью, чем уже существующие аналитические отчеты показывать всякого рода несхождения в учете. То есть «крыжить» за бухгалтера будет компьютер. На данный момент программа выдает список всех необходимых для баланса проводок, а также можно посмотреть и анализ, например счетов-фактур и приходных ордеров, но под сверками я подразумеваю полный отчет типа «Для счет-фактуры №1243 по Петрову И.А. за 01.04.1999 нет приходного ордера на сумму 1032.32», т.е. программа будет собирать и анализировать информацию из физически разных программ.

В «Описании» представлены только основные функции системы.

Указаны только самые ближайшие перспективы!





Желаю Вам успехов и процветания.
Используйте потенциал L.Soft Office 3.2 (Net). Директор L.Soft Лужбин А.А.


13 PAGE 141715
L.Soft Office 3.2 (Net) - Описание



щность компьютера) .16мы ..171
8 - самых популярных в России-журнала операцийим
Используются новые технологии хранения, обработки и представления данных. Максимально используются ресурсы процессора и памяти.
Скорость работы позволяет получать, к примеру, Ж-О № 6 за год за 10 и менее секунд..
Бухгалтерские проводки генерируются автоматически на основе и исходя из хозяйственных операций, регистрируемых в программе.
Работа пользователя максимально упрощена. Множество подсказок, предупреждений, индикация ошибок и несоответствий в данных, активное использование правой кнопки «мыши» помогает работать быстро и эффективно. Всё это позволяет пользоваться программой даже неопытному бухгалтеру.
Для тех кто знаком с бухгалтерским пакетом «1С» обучение практически не требуется. Обучение длится от 5 часов до 5 дней.





































5»1

Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Заголовок 4 Заголовок 5 Заголовок 6 Заголовок 715Верхний колонтитулНижний колонтитулОсновной текст с отступомНомер страницыОсновной текст с отступом 2Основной текст с отступом 3Основной текстНазвание объектаНазвание части

Приложенные файлы

  • doc 16808269
    Размер файла: 295 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий